PREGUNTAS DE CULTURA GENERAL
1. Los premios nobel, menos de la paz, se entregan en Estecolmo
2. Una obra de vargas llosa es la tía Julia y el Escribidor
3. Movimiento literario que empezó gonzalo arango Nadaismo
4. Volcán de Europa que registra mucha actividad durante el año Etnia
5. Santa patrona de los músicos Cecilia
6. El sombrero de los obispos Mitra
7.Nombre para un perro de carrera Galgos
8. Sinónimo de beso Ósculo
9. Indios que reducen la cabezas Gibaros
10. Instrumento musical de cuerdas, de origen ruso Balalaica
11.El que mata a su esposa es un Uxoricida
12.Nombre de la silla que usa el santo padre, cuando es llevado en hombros Gestatoria
13. Unidad monetaria de holanda Florín
14. La dama de las camelias en opera Traviana
15. Moneda de Panamá Balboa
16.En la mitología ,gigante con un solo ojo Ciclope
17. Orden de san Juan bosco Salesianos
18. Forma en la que se suicidan los japoneses Harakiri
19. En 1983,Estados unidos invadió militarmente a Granada
20. Funicular aéreo Teleferico
NORMAS DE ETIQUETA PARA LA MESA
1. No tomar un trago de agua vino o cualquier bebida con la boca llena.
2. No utilizar demasiado la servilleta. Mantenerla sobre las piernas.
3. No limpiar cubiertos,copas o vasos con la servilleta.Si hace falta, pedir que los cambien
4. No empuñar los cubiertos;sostenerlos con naturalidad.
5. No gesticular, jugar o accionar con los cubiertos en las manos.
6. No hacer ruidos con los cubiertos sobre el plato, ni masticar ni al beber del vaso o tomar la sopa.
7. No mirar el contenido de las bandejas cuando lleguen en la mesa.Devorar los alimentos con la vista es de pésimo gusto y mala educción.
8. En bufe, no servir grandes cantidades de comida hasta colmar el plato.
9. No tomar con la cuchara o el tenedor grandes porciones de alimento; se corre el riesgo de derramar el plato o salpicar a alguien.
10. No tomar el cuchillo como pluma de escribir.
11. No apoyar el dedo indice sobre el lomo de la hoja del cuchillo.
12. No comer con la punta del cuchillo
13. No comer con la boca abierta.
14. No tratar de enfriar la sopa o cualquier otro alimento.
15. No partir con el cuchillo los alimentos blandos: verduras, huevos, legumbres, macarrones, espaguetis, canelones, frutas..., esto se hace con el tenedor.
16. No dejar los cubiertos cruzados al terminar de comer ni para descanzar entre bocado y bocado.
17.No demostrar agradecimiento por una comida con voracidad.Es una obsoluta groseria.
18. No tocar el plato con las manos.Solo el de la sopa puede inclinarse ligeramente hacia el interior de la mesa.
19. No comer el pan a mordiscos. Debe partirse en pequeños pedazos cada vez. Las galletas y tostadas si se puede morder, pero en pequeños bocados.
20. No sostener el pna con el tenedor
21. No tratar de subdividir porciones que vienen ya cortadas o arregladas.
22. No levantar el dedo indice o el meñique al manejar los cubiertos o al llevar un vaso, taza o copa a los labios.Resulta muy cursi.
23. No poner las manos encima del plato para impedir que repitan alguna porcion o alimento.
24. No rechazar alguna comida aduciendo problemas de salud. El invitado educado come lo que le sirvan, aunque no le guste.
25. No iniciar conversaciones sobre temas desagradables
26. Evitar temas relacionados con problemas de salud
27. No usar palillos
28. No retocarse en la mesa.
NORMAS DE ETIQUETA PARA EL RESTAURANTE
1. Si la comida no corresponde con lo pedido, esta fria o si no es del agrado, devolvera con discrecion y cultura.
2. Si se derrama algo, no limpiar la mesa; solicitar al camarero que lo haga. Mientras el llega, utilizar una servilleta.
3. Si se cae un cubierto al suelo, no recogerlo, esto lo hace el camarero.
4. Si en la mesa ha sucedido un desastre porque algo se rego, debe pasarse a otra mesa, pero no llevar los platos ni la copa, esto lo hace el camarero.
5. Actualmente, una mujer puede invitar aun caballero a un restaurante.En este caso, ella sugiere las comidas, pero siempre pide a su invitado que escoja las bebidad. A la hora de pagar, ella pide la cuenta y paga. Si lo prefiere puede levantarse para arreglar la cuenta en privado.
BUENAS MANERAS DEL TELEFONO,ETIQUETA TELEFÒNICA Y ATENCION DE LLAMADAS.
El arte de responder el teléfono en el trabajo
Responder el teléfono en una empresa requiere de una gran predisposición y profesionalismo, pues usted es en ese momento la voz de la empresa. Y, además, este puede ser el primer contacto con un potencial cliente…
El teléfono es el primer medio por el que un potencial cliente podría introducirse en nuestra empresa, por lo que si se quiere captarlo y mantenerlo, será clave que el teléfono sea respondido de una forma clara, concisa, y agradable, por supuesto hablando siempre muy claramente.
En este sentido, también debería recordar que una buena voz telefónica debe ser siempre cálida y afectuosa, pero a la vez directa y profesional.
En este sentido, también debería recordar que una buena voz telefónica debe ser siempre cálida y afectuosa, pero a la vez directa y profesional.
Además, para dar una imagen de mayor profesionalismo, sería muy apropiado que utilice un saludo predefinido por la compañía. Si no le señalan ninguno, simplemente indique el nombre de la empresa.
Por supuesto, en todo momento sea muy cortés y diligente, otorgando a la persona que llama su completa atención. Recuerde que, en ese momento, usted es el representante de la compañía.
Intente ser tan útil como le sea posible, incluso si no conoce en profundidad el tema del que le estén hablando o no es exactamente su trabajo contestar el teléfono. Para el caso que no pueda evacuar completamente una duda, trate de transferir la llamada a alguien que puede ayudar con esa determinada consulta.
Si debe mantener a la persona en espera, pídale primero su permiso para hacerlo, con preguntas tales como "¿le importaría si lo pongo en espera un minuto?". Y por supuesto, jamás se olvide si tiene una persona en espera. En este caso, pregúnteles constantemente si desean continuar esperando, o prefieren volver a llamar o dejar un mensaje.
EL USO DEL TELEFONO EN LA OFICINA
Una de las formas de tomar contacto con el cliente es mediante el uso del teléfono. Es muy importante la forma en que establecemos la comunicación y el tono de la conversación. Antes de iniciar el tratamiento del tema, el diálogo con la persona que está del otro lado de la línea debe iniciarse siguiendo estos pasos elementales: 1.Saludar al interlocutor
2.Dar el nombre de la empresa y cargo o departamento
3.Decir nuestro nombre (habla Fulano de Tal.....)
4.Ofrezcamos ayuda (Por ejemplo: "¿en que le podemos ayudar?...)
La buena atención telefónica tiene una serie de requisitos que se deben cumplir para lograr ese objetivo.
- Comprender todas las funciones del teléfono.
- Contestar el teléfono tan pronto sea posible.
- Mantener el micrófono del receptor alineado frente a la boca y hablar con claridad.
- Evitar los ruidos innecesarios.
- Mientras se habla por teléfono, no beber, no comer, ni masticar goma de mascar.
- No hablar con terceros mientras se está atendiendo una llamada.
- Se debe pedir consentimiento para hacer esperar al cliente.
- No dejar al cliente esperando mucho tiempo en la línea. Se irrita y fastidia. Se predispone mal.
Hay que eliminar frases como: "Usted tendrá que...", o "No puedo ayudarlo, tendrá que hablar con la administración".
Lo correcto es decir: "Puedo comunicarlo con el departamento de administración". "No hay que dar detalles innecesarios".
"Evitar la palabra debería "
No hay que decirle al cliente que el encargado de ventas "debería llegar en una hora" si no estamos seguro.
Lo correcto es tomar el nombre y teléfono del cliente y llamar cuando vuelve el encargado de ventas.
"No mencionar otras quejas".
No se puede excusar diciendo, "no puede ayudarlo, ahora está atendiendo otra queja...".
SABER CONTESTAR EL TELEFÒNO
Aunque es una tarea cotidiana y aparentemente sencilla, una comunicación telefónica es la puerta de entrada al mundo relacional de cualquier empresa:
Consejos prácticos
- Sonreír: aunque no parezca la sonrisa se refleja en la voz, por eso antes de contestar es bueno sonreír, ya que cuando uno sonríe, no puede, a la vez hablar agriamente. Cuando una persona contesta cálida y amigablemente, quién llama, aún cuando esté furioso por una falla en la empresa, normalmente también habla de manera amigable.
- Saludo: debido a que la primera impresión es fundamental, no es adecuado que la recepcionista conteste de manera fría y descuidada porque el usuario se lleva de inmediato una mala imagen, no de la persona que contesta, sino de la empresa. La recomendación es primero decir “buenos días (tardes), luego mencionar el nombre de la compañía o del departamento del cual se responde, y finalmente decir el nombre, porque al llamador le gusta hablar con personas y no con organizaciones.
- No sé: una de las cosas que más molesta a una persona cuando llama a una empresa es la deficiente información que brinda quien está al otro lado de la línea. Es difícil vender algo que no se conoce, por eso se debe evitar responder con un “no sé”. Quien tiene la teleoperación en una empresa debe saber todas las respuestas y si no se las sabe, debe tenerlas por escrito o estar en capacidad de transferir la llamada a alguien que sí pueda responder.
- Un momento: no es adecuado responder diciendo “un momento” porque nada se hace en un espacio de tiempo tan corto, por eso lo mejor es decir la verdad con frases como “tal vez me demore unos minutos en conseguir la información”, eso da credibilidad y tranquilidad al cliente mientras espera.
- Alteraciones previas: jamás se debe dejar que una experiencia negativa afecte una nueva llamada; lo mejor es dejar al teléfono sonar una vez más, mientras se toma aire, para luego sí levantar el auricular. Contestar mal a una persona porque la anterior fue grosera, no es justo, ni conveniente.
- Llamadas internas: en muchas oficinas se contestan bien las llamadas externas, pero de manera indiferente las internas, lo cual es erróneo. Se tiene en cuenta que la cortesía telefónica ayuda a que exista un mejor ambiente laboral.
- Chicles: No es para nada adecuado contestar cuando se está mascando chicle o comiendo cualquier alimento, ya que origina molestias a quien llama, dejando una muy mala imagen para la compañía.
CUESTIONARIO
1.¿ QUE IMPORTANCIA TIENE LA VOZ EN LA SECRETARIA?
La voz, además de proyectar una buena imagen de quien habla, contribuye a que pueda presentar sus palabras en forma clara y precisa.Como el teléfono es un aparato tan sensible, la secretaria debe darle a su voz un timbre y una claridad que le ayuden a evitar inconvenientes como distorsión o sobremodulaciòn.
2.QUE EJERCICIOS DE DICCIÓN DEBEN HACERSE CON FRECUENCIA?
EJERCICIOS COTIDIANOS: Cantar, gritar, decir trabalenguas, aprender a mover la lengua apretándola primero sobre el paladar y después sobre la parte posterior de los dientes inferiores.
LEE UN TEXTO EN VOZ ALTA: Ejercite la pronunciaciòn exagerando las vocales. preocùpese de que todas las letras sean inteligibles.No deje caer el tono al final de las frases o de las palabras. Module de acuerdo con las pausas que están marcadas por los signos de puntuación; la coma produce una pausa breve, el punto y coma alarga un poco la pausa, y en los puntos la pausa más larga.
HAGA EJERCICIOS DE RELAJACION MUSCULAR: Sentada o de pie, deje caer suavemente la cabeza.Relaje la mandibulas y abra la boca procurando que no haya ningun esfuerzo. Con la mandibula relajada, apriete la lengua sobre los dientes inferiores y diga "ah"
EJERCICIOS CON LA BOCA: Àbrala todo lo que sea posible y cierrela de un solo golpe. Àbrala de nuevoy cierrela hacia la izquierda primero, y despues hacia la derecha. Lance el maxilar inferior hacia adelante, haciendo una especie de cuadrado.Con la boca cerrada, apriete los labios hacia adentro.Separe los labios dejando los dientes apretados.Cierre los labios e hinche las mejillas sin abrilos.
EJERCICIOS DE RESPIRACION: Acostumbrese a respirar profundamente. hagalo de pie o caminando. Después expùlselo por la boca.Cuando haya dominado este ejercicio,traslade el aire al estomago.Haga el ejercicio varias veces y preferiblemente antes de hablas en publico.También vacié los pulmones de aire y luego mantengalos llenos durante cinco segundos.
3.¿ EN QUE CONSISTE LA CORTESÍA EN EL DIALOGO?
Es saber hacer preguntas para averiguar que necesita el cliente,que anda mal o como podemos ayudarle a resolver su problema.De esta manera se muestra a los clientes que estamos interesados en sus requerimientos y necesidades , y que la empresa esta en condiciones de resolver sus dificultades.
4.¿QUE DEBE TENERSE EN CUENTA PARA HABLAR EN PÙBLICO?
Lo mas importante es saber que se quiere lograr al final de la charla. Al iniciar, hable con seguridad y mantenga la mirada fija en el auditorio o en las personas que la escuchan. sonría y trate de mostrar siempre un rostro amable y una mirada tranquila. y es importante expresar ideas claras y precisas.
5.¿CÒMO SE ADQUIERE SEGURIDAD PARA HABLAR EN PÙBLICO?
Teniendo control de uno mismo, saber dominar los nervios, aprender de los errores y ser mas expresivo y tener mas confianza.
6.¿CUÀLES SON LOS ERRORES MAS FRECUENTES DE LA COMUNICACIÒN?
Inseguridad y falta de expresividad, expresiones ràpidas o mecànicas,no preocuparse por el espacio de la comunicaciòn,no cuidar el manejo de la voz,no saner escuchar y no dar razones cuando es necesario hacerlo,no exponer ideas en forma completa y usar palabras tècnicas sin cuidar la capacidad de compresiòn del que escucha.
7.¿ CUAL ES LA DIFERENCIA ENTRE UNA MESA REDONDA Y UN PANEL?
En la mesa redonda es una reuniòn de trabajo para discutir un tema especifico. ademàs se caracterizan por ser breves y concretas y pueden durar varios dias hasta que haya suficiente informaciòn y se pueda llegar al nivel de decisiòn requerido.
En el panel si en la conferencia predomina la intervencion del presentador o conferencista, se tiene mas encuenta la intervencion de uno o varios grupos. si la concurrencia es muy numerosa, resulta efectiva la organizacion en subgrupos de discusion que presentan sus conclusiones al gran grupo o pleanaria.
8.¿QUE SON LAS CONVENCIONES O ASAMBLEAS?
Son eventos que se desarrollan en lugares especialmente diseñados para el efecto. puedes ser de ìndole econòmica,politica,social o acadèmica, y se convocan para llegar mediante la participacion democratica de ideas y criterios, a conclusiones y acciones concretas.
9. MENCIONE LOS OTROS ASPECTOS EN LOS CUÀLES DEBE INTERVENIR LA SECRETARIA EN LA PRESENTACIÒN EN PÙBLICO.
Centralizar juntas de empresarios, planear proyecciones de trabajo,oragnizar proyectos empresariales,servir siemprea capacitaciones publicas y privadas.
10. HAGA UNA RELACIÒN DE LAS PRINCIPALES AYUDAS QUE SE NECESITAN PARA UNA MESA REDONDA.
Se tiene en cuenta los siguientes aspectos:
- temas y objetivos de la reuniòn
-agenda: temas de discusiòn
-participantes y asistentes.
11.¿ QUE ES LA COMUNICACIÒN ORAL Y CUÀL ES SU IMPORTANCIA EN LA VIDA PROFECIONAL?
La comunicación oral es aquella que se establece entre dos o más personas, tiene como medio de transmisión el aire y como código un idioma.Cada vez que nos comunicamos hacemos uso de un lenguaje. Pero una forma muy particular de usar el lenguaje es la comunicación oral que corresponde al intercambio de información entre las personas sin hacer uso de la escritura, de signos, de gestos o señales, sino utilizando únicamente la voz para transmitir una información.
Nos sirve para manifestarnuestros sentimientos, para informarnos, pero sobre todo para comunicarnos.
12.¿DE QUE MODO LA COMUNICACIÒN NOS HACE PERSONAS EXTROVERTIDAS Y SEGURAS DE SI MISMAS?
Cuando tenemos el manejo y el control de una buena comunicacion oral y escrita, cuando mejoramos nuestra forma de expresarnos y tenemos seguridad al escucharnos y el de hablar.
13.¿ DE QUE MODO LA INSEGURIDAD BLOQUEA LA CAPACIDAD DE COMUNICACIÒN DE LA PERSONA?
Cuando no llevamos una buena relaciòn con las demas personas,cuando no trasmitimos a las personas lo que queremos decir, y cuando no sabemos comenzar una buena comunicaciòn.
14. DE UNO A CINCO ¿QUE TAN EXTROVERTIDA ES USTED?
Mi calificaciòn seria un 5
15. DE UNA A CINCO ¿QUE TAN INSEGURA ES USTED?
Mi calificacion seria un 4
16.¿ CONOCE LAS RAZONES POR LAS CUALES ES INSEGURA EN OCASIONES?
Podria decir que cuando no se de un tema especifico y tengo duda de dicho tema.
o cuando no tengo la practica o no tengo experiencia en algo.
17. HAGA UNA LISTA DE LOS BENEFICIOS QUE PUEDE DARLE LA EXTROVERSION?
1. Tener mas amistades
2. Lograr a tener mas conocimiento
3. Superarme mas como persona
4. Integrarme a un grupo social
5. Aportar y tener opinion en algun tema.
18. HAGA UNA LISTA DE LOS PERJUICIOS QUE PUEDEN OCASIONARLE LA INSEGURIDAD?
1. No llevar una vida social
2. estar solo llevar una soledad
3. Tener depresiòn
4. Tener una baja autestima
5. Tener una inetabilidad
6. No saber solucionar conflictos
19.¿CUÀLES SON LAS 3 TÈCNICAS TELEFÒNICAS?
TECNICA DE DIÀLOGO: Saber hacer preguntas para averiguar que necesita el cliente, que anda mal o como podemos ayudarle a resolver su problema.
TECNICA DE LA ACEPTACION: Consiste en hacerles saber a los clientes que usted està enterada de sus inquietudes. esto de muestre indicandoles que paso seria el adecuado para resolver su preocupacion.
TECNICA DE LA ORIENTACION: Consiste en que usted le hace saber al cliente que esta atenta y lista a tomar accion para asumir una situacion y responder por el problema. una vez que este se ha reconocido, el siguiente paso es proporcionar la informacion.
20. DENTRO DE LA TÈCNICA TELEFÒNICA DEL DIÀLOGO,MENCIONE LOS TIPOS DE DIÀLOGOS.
DIÀLOGOS ABIERTOS: Es una solicitud de informacion que alienta a un cliente a hablar libremente por ejemplo: "¿còmo ocurrio?" "digame, ¿còmo puede explicar eso?. los diàlogos abiertos permiten al cliente constestar libremente.
DIÀLOGOS CERRADOS: Es una pregunta que limita la respuesta del cliente. Generalmente se responden con un "si" o un "no"
¿QUE ES SKYPE?
KYPE: es un programa que se instala en tu ordenador y sirve para llamar gratis a otras personas que también tengan Skype instalado en su ordenador. El programa también tiene una aplicación llamada SkypeOut que sirve para llamar a teléfonos fijos o móviles en cualquier parte del mundo a tarifas reducidas.
Las llamadas tienen muy buena calidad de sonido, y son seguras, ya que Skype cifra de forma automática las llamadas, conversaciones y transferencias de archivos antes de enviarlas por Internet para que nadie pueda interceptarlas.
Si las personas que utilizan Skype tienen cámara web, el programa también permite realizar video llamadas gratuitas entre usuarios de Skype.
Además, también se puede utilizar Skype para mensajería instantánea con hasta 100 personas al mismo tiempo y las conversaciones se pueden guardar para consultarlas más tarde.
Otras Utilidades de SkypeSkype también cuenta con otras utilidades, que aunque no son caras, no son gratuitas:
SkypeOut: para llamar de forma económica a fijos y móviles de cualquier parte del mundo. La tarifa es la misma a cualquier hora del día y en España tiene un coste de 20 céntimos por minuto a fijos y 25.3 céntimos a móviles. Puedes ver las tarifas de llamadas Skype a teléfonos de cualquier parte del mundo aquí. Para poder utilizar SkypeOut tienes que comprar crédito (el mínimo son 10 €).
SKYPE SMS: permite enviar mensajes de texto SMS a teléfonos móviles. El precio por enviar un mensaje a un móvil de España a través de Skype es de 13.3 céntimos.
SkypeIn: es un número de teléfono personal al que puede llamar cualquier persona y que tú atiendes con Skype. También puedes transferir las llamadas a otro teléfono fijo o móvil. El precio por tener un número personal con Skype es de 17.25 € por 3 meses o 57.50 € por 12 meses.
BUZON DE VOZ:en el que las personas que te llamen pueden dejar mensajes cuando estés ocupado o desconectado. El precio del buzón de voz de Skype es de 5.75 € por 3 meses o 17.25 € por 12 meses.
INSTALACIÒN
Skype es muy rápido y fácil de instalar y se puede utilizar en todas las plataformas, Windows, Mac OS X, Linux, y Pocket Pc.
La ética pretende dar explicación de las normas morales.Como no existe una moral universalmente aceptada, será la ética quien compare y explique los diferentes factores sociales o religiosos que dieron lugar a distintos sistemas morales.Skype es muy rápido y fácil de instalar y se puede utilizar en todas las plataformas, Windows, Mac OS X, Linux, y Pocket Pc.
PERFIL SECRETARIAL
OBJETIVOS A ALCANZAR
1. Identificar las exigencias y perfil solicitado por las empresas en la selección de aspirantes para ocupar un cargo secretarial.
2. Reconocer la importancia de una excelente preparación académica que desea tener una persona para ocupar un cargo secretarial.
3. Manifestar a través de su comportamiento y desempeño los conocimientos y actitudes aprendidos.
INTRODUCCIÓN
Los avances tecnológicos en todos los campos y cada vez mayores retos empresariales, están demandando personal capacitado y calificado para desempeñarse eficientemente en las labores de las de oficina,pues por una parte no se dispone del tiempo necesarios para hacer extensos procesos de inducción en el area requerida y por la otra cada día es mas urgente el incremento en los niveles de eficiencia y productividad.
por tanto las instituciones educativas necesitan,igualmente adaptar sus programas y modalidades de capacitacion secretarial a estas circunstancias empresariales; es este orden muy común que se designen las ultimas etapas de escolaridad a una practica real, con base a convenios establecidos entre empresas e instituciones,para que los estudiantes se familiaricen con el trabajo y los procesos administrativos.
CUALIDADES FÍSICAS
Cuando se ingresa a una empresa a trabajar,mantener una actitud dispuesta al aprendizaje de nuevos procedimientos, para tener en cuenta la mejor disposición de adaptación a nuevos compañeros.Es conveniente tomar en cuenta algunas recomendaciones:
EN QUE CONSISTE LA MNEMOTÉCNIA?
PREPARACIÓN ACADÉMICA
Es indespensable que la persona que desee de sempeñarse como secretaria o secretario se preocupe por alcanzar un excelente nivel académico en aréas como lenguaje y comunicacíon, idiomas(especialmente ingles), redaccíon y administración de documentos, toma y transcripcion de dictados, tecnicas de oficina,administración de recursos empresariales, manejo del clientes y ventas, y habilidades ejecutivas(liderazgo, organizacion de eventos,manejo del tiempo,toma de decisiones resolución de preblemas,desempeño bajo presión,manejo de prioridades), que le permitan alcanzar sus objetivos en el campo laboral.
Además de la preparación académica es necesario hacer énfasis en la urgencia del compromiso con la propia formación integral como ser humano.Hay que complementar los conocimientos adquiridos,esforzándose por cultivar y desarrollar cualidades y habilidades personales,las cuales podemos clasificar en intelectuales,morales,sociales y físicas.
CUALIDADES INTELECTUALES
Conviene destacar las siguientes cualidades:
- Cultura general: leer diarios,revistas publicaciones en general,nacionales e internacionales,para estar informado sobre temas de actulidad.
- Conocimientos de los objetivos y misión de las empresa para la cual se trabaja.
- Capacitación y actualización prefesional permanentes: renovar cambiar o evaluar los conocimientos adquiridos asistiendo a cursos,seminarios o congresos relacionados con su área.
- Capacidad de observación y amplitud de memoria.
- Saber escuchar para comprender mejor y dar respuestas adecuadas.
- Concentración en las diferentes tareas que realizan.
- Aptitud para desarrollar dos o más actividades simultáneamente.
- Iniciativa
- Sentido común
- Habilidad para seguir instrucciones
- Metas personales profesionales
CULIDADES MORALES
Sobren salen las siguientes:
- Responsabilidad
- Entusiasmo
- Discreción
- Paciencia
- Honradez
- Lealtad
- Sinceridad
- Respeto
- Eficiencia
CUALIDADES SOCIALES
Es importante destacar:
- Capacidad para trabajar en equipo: alcanzar objetivos mediante el trabajo conjunto
- Capacidad para dirigir: distribuir tareas y coordinar el trabajo de personas que estan a su cargo.
- Orden: en los documentos que se manejan, en los elementos que se utilizan, en el trabajo que se realiza,en la presentación personal y en el desarrollo de ideas.
- Habilidad para cominicarse efectiva y facilmente, y alcanzar los objetivos propuestos.
- Simpatía y cortesía en el trato con las personas.
- Tacto y prudencia para manejar cualquier tipo de situación imprevista.
- Excelente comportamiento y relaciones humanas.
- Adaptabilidad a toda situación que pueda presentar.
- Flexibilidad
- Sentido del humor
- Tolerancia
- Estabilidad emocional
- Solidaridad
CUALIDADES FÍSICAS
Conviene señalar las siguientes:
- Excelente presentación personal: ésta se refleja no sólo en el vestuario sino también en el estado de salud,el maquillaje que se aplique,los accesorios que utilice y los modales que practique.
- Adecuada modulación de la voz.
- Agudeza visual.
- Coordinación de movimientos
RECOMENDACIONES PARA DESEMPEÑAR UN CARGO
Los siguientes factores contribuyen al éxito profesional.
- Feminidad en las damas
- Caballerocidad, en los señores
- Manejo eficaz del tiempo
- Oraganización del trabajo
- Asertividad y eficiencia al comunicarse e interactuar
- Constancia y perseverancia
- Honestidad y honradez
- Deseo de triunfar
- Fe y confianza en si mismo
- Optimismo en que todo saldrá bien
- Creer de que se es capaz y hacer todo lo posible por ser lo
- Modestia y seguridad
- Tolerancia con las creencias y opiniones de los demás
- Autodomino permanente
- Servicialidad y gratitud
COMPORTAMIENTO EN LA OFICINA
- El comportamiento en la oficina no debe ser diferente del habitual, ya que no se trata de asumir actitudes fingidas,sin embargo,hay que tener en cuenta que:
- El aspecto estético debe ser agradable,elegante y ordenado
- El vestuario debe estar de acuerdo con el cargo, edad y aspecto físico
- El maquillaje debe ser natural, agradable y discreto
- La afeitada debe ser diaria para lucir fresco y pulcro
- El saludo a los compañeros de trabajo debe darse al entrar y salir de la empresa,con cortesía y amabilidad,sin hacer visitas en corredores y en otras oficinas.
- Deben usarse los nombres de pila anteponiéndose, el tratamiento social,para visitarse,compañeros y directivos de la empresa,nunca deben emplearse apodos,diminutivos,ni palabras melosas o cariñosas.
- Debe odoptarse permanentemente una postura adecuada
- El arreglo personal no debe realizarse en la oficina
- Se debe ser leal con la empresa,los jefes y los compañeros
- No debe cooperarse para que crezca la linea secreta de noticias
- Debe evitarse los rumores y los chismes de todo tipo
- Muchas personas piensan,equivocadamente que la mejor manera de ascender es demeritando y perjudicando el labor de sus compañeros
- No debe fumar en la oficina
- No debe masticar chicle enla oficina
- No deben utilizarse expresiones,miradas, o gestos de mal gusto o doble sentido
EMPLEADO NUEVO
Cuando se ingresa a una empresa a trabajar,mantener una actitud dispuesta al aprendizaje de nuevos procedimientos, para tener en cuenta la mejor disposición de adaptación a nuevos compañeros.Es conveniente tomar en cuenta algunas recomendaciones:
- No presumir, ni buscar lucirse
- No comparar la nueva empresa con ningún otra
- No la mentarse de lo que se tenia en la empresa anterior
- No emprender amistades demaciado pronto
- No averiguar el estado civil,sueldos,gustos y preferencias extralaborales de los jefes y compañeros
- Tratar a los principiantes como nos gustaría sentirnos en nuestros propios inicios
ALIMENTACIÓN EN LA EMPRESA
Si por razones de trabajo el secretario o la secretaria consume algún alimento en la empresa,debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
- No ingerir alimentos en el escritorio
- No permitir que en la hora del café i interfiera con en el trabajo
- Ser limpio y ordenado
- observar buenos modales al comer
- No prolongar el tiempo asignado ha esta actividad, con una segunda taza,con una ración adicional de comida o de cigarrillo
- Cuando se asiste a un bufé,no llenar los platos con todos los alimentos que están disponibles,ni pedir al mesero que empaque lo que quedó en las bandejas para llevar
- No estar mirando los platos de los compañeros de mesa ni preguntarles si se van a comer todo, ni pedirles que le pasen a su plato lo que dejaron
- En ocasiones especiales,en algunas empresas se comparten torta,helado,pudin o pastel.No pedir doble porción, ni adueñarse de las cajas o la bandeja que contiene el producto,para empacar el sobrante
EN QUE CONSISTE LA MNEMOTÉCNIA?
consiste en una serie de técnicas que nos enseñan a memorizar las cosas de forma rápida, fácil y duradera.
La mnemotecnia es útil para todos, desde el ama de casa que no tiene que volver al mercado porque se ha acordado de todo lo que tenía que comprar, hasta el ejecutivo de una gran empresa que demuestra su dominio y conocimiento de los temas citando en la reunión todos los puntos íntegramente de memoria, sin necesidad de ir leyendo notas o consultando apuntes. Y claro está, también sirve para los estudiantes cuando han de retener gran cantidad de datos en la memoria.
QUÉ RELACIÓN EXISTE ENTRE ÉTICA Y MORAL?
Se dice que un comportamiento es moralmente aceptable cuando se ajusta satisfactoriamente a lo prescrito por un conjunto de normas o bien llamado un código moral.
La moral obliga un comportamiento al individuo, cuya desobediencia implica una desvalorización moral, y su obediencia un enriquecimiento.se puede decir que la ética es el estudio explicativo de las normas y la moral son las normas que regulan el comportamiento.
A QUÉ SE REFIERE LA ÉTICA SECRETARIAL?
En el caso de la secretarias, la ética es uno de los principales valores que debe cultivar, pues es la base de su trabajo; día con día pasa por nuestras manos información de la empresa, del jefe, de los proveedores, de los clientes; información que debemos saber cuidar y respetar porque si bien tenemos el privilegio de tener, igual no nos pertenece.
CUALES SON LAS PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE UN LÍDER?
Capacidad de comunicarse: La comunicacíon es en dos sentidos. Debe expresar claramente sus ideas y sus instrucciones, y lograr que su gente las escuche y las entienda. También debe saber "escuchar" y considerar lo que el grupo al que dirije le expresa.
Inteligencia emocional: la habilidad para manejar los sentimientos y emociones propios y de los demás, de discriminar entre ellos y utilizar esta información para guiar el pensamiento y la acción.Capacidad de comunicarse: La comunicacíon es en dos sentidos. Debe expresar claramente sus ideas y sus instrucciones, y lograr que su gente las escuche y las entienda. También debe saber "escuchar" y considerar lo que el grupo al que dirije le expresa.
Capacidad de establecer metas y objetivos: Para dirigir un grupo, hay que saber a donde llevarlo. Sin una meta clara, ningún esfuerzo será suficiente.
Capacidad de planeación: Una vez establecida la meta, es necesario hacer un plan para llegar a ella. En ese plan se deben definir las acciones que se deben cumplir, el momento en que se deben realizar, las personas encargadas de ellas, los recursos necesarios, etc. Un líder crece y hace crecer a su gente:Para crecer, no se aferra a su puesto y actividades actuales. Siempre ve hacia arriba. Para crecer, enseña a su gente, delega funciones y crea oportunidades para todos.
Tiene carisma:Carisma es el don de atraer y caer bien, llamar la atención y ser agradable a los ojos de las personas. Para adquirir carisma, basta con interesarse por la gente y demostrar verdadero interés en ella; en realidad,en el carisma está la excelencia. Se alimenta con excelencia, porque es lo más alejado que hay del egoísmo.
Es Innovador: Siempre buscará nuevas y mejores maneras de hacer las cosas.
Un líder es responsable: Sabe que su liderazgo le da poder, y utiliza ese poder en beneficio de todos.
Un líder esta informado. Se ha hecho evidente que en ninguna compañía puede sobrevivir sin líderes que entiendan o sepan como se maneja la información.
TEMAS A DESARROLLAR
1. QUÉ ASPECTOS DEBE INVOLUCRAR LA FORMACIÓN INTEGRAL DE LA SECRETARIA?
Debe inculcarse confianza en si misma, ser emprendedora,ser consecuente,disciplinada y tener los valores mas fundamentales como son el respeto,la responsabilidad,puntualidad,solidaridad y eficacia.
2.QUÉ CUALIDADES(INTELECTUALES,MORALES,SOCIALES Y FÍSICAS)CONSIDERAS QUE POSEES Y CUALES NO POSEES.
Cualidades intelectuales
Iniciativa
Metas personales
Sentido común
Saber escuchar
Cordura
Deseo de superación
Serenidad y agilidad mental
Entusiasmo
No poseeo
tomar riesgos
capacidades en la formación técnica de un estudio
Cualidades morales
Respeto
Honradez
Tolerancia
Autocontrol
Puntualidad
Discreción
Prudencia
Lealtad
Cualidades físicas
Buena salud
Aseo impecable
Arreglo personal sencillo
Sonrisa agradable
No poseeo
Dicción clara
Buen timbre de voz
Cualidades sociales
Excelente comportamiento y relaciones humanas.Adaptabilidad a toda situación que pueda presentar.
Simpatía y cortesía en el trato con las personas.
Tacto y prudencia para manejar cualquier tipo de situación imprevista.
3.DE QUE MANERAS VAS A DESARROLLAR AQUELLAS CUALIDADES (INTELECTUALES,SOCIALES,MORALES Y FÍSICAS) QUE NO POSEES HAZ UN CRONOGRAMA A DESARROLLAR
4. MENCIONA LA CUALIDAD IMPRESCINDIBLE EN LAS SIGUIENTES SITUACIONES
A.MANEJAR LA INFORMACIÓN CONFIDENCIA
Cualidad moral
B.MANEJAR SITUACIONES Y CLIENTES DIFICILES
Cualidades sociales cualidades morales
C.TRABAJAR SIN NECESIDAD DE UN SUPERVISOR
Cualidades intelectuales cualidades morales
D.DEFENDER EL PRESTIGIO DE LA EMPRESA
Cualidades intelectuales,morales y sociales
E.AYUDAR UN COMPAÑERO CON EXCESO DE TRABAJO
Cualidades morales y intelectuales
F.DISFRUTAR DE ALGUNA SITUACIÓN JOCOSA
Cualidades sociales
G.HACER LAS COSAS SIN QUE NOS ORDENEN
cualidades intelectuales
H.RESPONDER CON LA VERDAD EN TODOS NUESTROS ACTOS
cualidades morales
I.UTILIZAR EL TIEMPO LABORAL EN ACTIVIDADES DE LA EMPRESA
cualidades sociales
J.ESCUCHAR A LOS DEMÁS SIN CRITICAR
cualidades morales
5.¿QUE ES LA ÉTICA SECRETARIAL?
La función de la Secretaría es una necesidad vital de la institución, o empresa, pues es ella organiza, clasifica, planifica y controla la documentación de entrada y salida de la oficina.El hecho de tener información de las instituciones públicas y/o privadas, es una función de responsabilidad y de confianza, lo cual implica que quien desempeña esta actividad debe ser productivo en cada uno de sus actos, con ética profesional para apoyar a la administración de dichas entidades; además, debe poseer solvencia académica y profesional en su formación., se requiere resaltar la importancia de las capacidades en los ámbitos personales, académicos y profesionales como parte fundamental de su desempeño laboral, individual y corporativo o institucional.
6.DESCRIBE CUÁL ES EL ACTUAL PERFIL SECRETARIAL?
PERFIL DE LA SECRETARIA
1.Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza
2.. Persona de buen tacto, amable, Cortez y seria
3. Excelente redacción y ortografía
4. Facilidad de expresión verbal y escrita
5.Persona proactiva y organizada
6. Facilidad para interactuar en grupo
7. Dominio de Windows, Microsoft, office e internet
8. Brindar apoyo a todos los departamentos
9.Desempeñarse eficientemente en el cargo
10. Aptitud para la organización
11. Buenas relaciones interpersonales
12.Dinámica y entusiasta
13. Habilidades para el planteamiento, la motivación, el liderazgo y toma de decisiones
14.Capacidad para trabajar en equipo bajo presión
7. POR QUÉ ESCOGISTES LA PROFESIÓN SECRETARIAL?
Porque es una profesión la cuál abarca muchos conocimientos y donde se aprende diversas tareas como administración,contabilidad,informática,formación humana etc, además tambien me gusta porque siempre me he visto trabajando en un oficina en un cargo superior, me encanta la presentación personal y elegancia que se refleja y ´por ultimo es donde mas encaja mi perfil ocupacional.
8.DE UN CONCEPTO FRENTE A:
A.Recomendaciones para desempeñar un cargo
Llevar un abuena organización ya que manejamos material y información importante en la empresa; ser puntuales en la hora de cumplir un horario o entregar una tarea asignada, ser muy responsables y tener mucha paciencia ante una dificultad que se les presente.
B.COMPORTAMIENTO EN LA OFICINA
Tener siempre presente que hay normas que cumplir como llevar una buena presentación personal, respetar el ambiente armonico del trabajo y no olvidar que se esta trabajando.
C.EMPLEADO NUEVO
Recordar que todos pasamos por la misma situción ser respetuoso y mucha solidarios con los compañeros, para los que son novatos ser prudentes y sencillos.
D.ALIMENTACIÓN DE LA EMPRESA
No olvidar que para toda actividad tiene su tiempo y espacios,ser prudente, respetuoso y no abusar de la confianza que le brinda los demás.
Acá te presento un documento muy importante que habla de los diferentes tipos de entrevistas
FORMATO DE CARTA
Esta es una demostracion de una carta comercial
ENTREVISTA
